タスク管理で誰も教えてくれないこと。なぜできないのか?

こんにちは。ぼくはこれからやることをタスク管理ツールで管理しています。

何かを始める時に、タスク管理ツールで管理すると計画的に進められるのですが、それだけではうまくいかないのです。

タスク管理ツールを使うだけではうまくいかないのはどうしてでしょうか?

どうしてできないのでしょうか?

タスク管理ツールを使って効率よく仕事をするというコンテンツはたくさんありますが、それだけではうまくいかないのです。

タスク管理ツールの基本になるのは、出来るだけ小さいタスクに分解して、すぐに出来るものだけにするということ。

あまり大きなタスクだと、何時までに終わるかわかりませんし、見通しも経てられません。

ですから、すぐに実行可能な大きさのタスクに分解していくことが一番大切なのです。

でも、例えばぼくの場合ので言うと、ブログの更新といったタスクを作ったとします。

これはそれ以上分解しても、効率は上がりそうにありません。

ブログの更新は、記事の構成、文章の書き出し、画像の作成、見直し、公開といった流れで進めていきますが、こういうのは細かく管理するより勢いで書いたほうが早いのです。

記事を長期間に渡って書く必要がある場合は、細かく管理したほうが良さそうですが、2,3時間で一気に書き上げる場合は、余計な管理作業はやらないほうが早いのです。

ただ、ここで問題があります。

ブログ記事の更新といったタスクは、決まった時間さえかければできるというものではありません。

すぐに書けるときもあれば、長い時間PCに向かってもなかなか進まない時もあります。

これはブログ記事だけではなく他の作業でも、やってみなければわからないということがあります。

そういうタスクってどうやってこなしていけばいいのでしょうか?

そういうことは、なかなか教えてくれません。

どうやってタスクをこなしていくかを知っているか知らないかで大きな差がついてしまうのです。

1,まずは作戦を立てる

まず大掛かりなタスクに取り組む前に、作戦を立てます。

このタスクにどうやって取り組むか、具体的な戦略を立てることで、その後の作業が進めやすくなり、モチベーションにも繋がります。

作戦を立てることは、タスクを成功させるためだけではなく、確実に終わらせるためには有効なのです。

2,カタチから入る

ブログの更新でなかなかアイデアが思いつかない場合、ネットなどを見て時間を無駄にしてしまうことがあります。

タスクが進まないからといってタスクに関係の無いことをしていると、余計に進まないです。

そういう時は、本を買ったり、商品を買って、これを使って記事を作るぞという気になれば、すんなり書けたりするのです。

なにごとも、カタチから入ることは大切です。

もう後戻りできないやるしか無いという環境に追い込むことで、タスクをこなしていけるのです。

3,やる前に人に話してから作業する

自分で計画したりするだけでは、自分を追い込むことが出来ない場合は、他人に今から◯◯をやると宣言してからやり始める方法もあります。

他人に話をしてから取り組むことで、後戻りできない環境を作るのです。

それに、他人に話をすると、自分の気持ちも整理できますし、新しいアイデアが出てくるかもしれません。

4,自分にご褒美を与える

モチベーションを保つための典型的な手法で、ご褒美を与えるというものがあります。

ご褒美はモチベーションを保つ上で大切です。

やりたい仕事であればいいのですが、そんな仕事ばかりとは限りません。

めんどうな作業の場合は、それが終わった時に自分にご褒美を与えることでやる気つながるのです。

ブログ記事を書いたら冷たいビールを飲むとか、自分に対するご褒美が励みになるのです。

5,出来る時にやるようにする

仕事は何時でも同じペースで出来るわけではありません。

仕事には捗る時間帯があります。

捗る時間帯に大掛かりなタスクを終わらせれば、後の時間に細かいタスクをすればいいのです。

捗る時間帯というのは、大抵午前中といわれます。

午前中に仕事のほとんどをやって、午後からは雑用的な仕事をするといいとよく言われるように、大掛かりなタスクは仕事が捗る時間帯にやるのがいいのです。

この記事も、朝早くから書いて、もうすぐ仕事にいかなければいけない中で書いています。

6,どん詰まりを防ぐ

一番大切なのはどん詰まりを防ぐとこ。

それから、いくらしっかりとした計画を立てても、実際にやってみると思うように進まないことが有ります。

それでは、生産性が落ちますし、最悪はプロジェクトの失敗にも繋がります。

もうこれ以上進めればどん詰まりだなと感じたら、出来るだけいろいろな工夫をしてください。

どうすればどん詰まりを避けられるのかを徹底的に考えるのです。

当ブログも、一時どん詰まりを感じましたが、ブログのテーマを変えることでなんとか回避することができました。

 

ということで、大掛かりなタスクに取り組むときに知っておきたい事を書いてきました。

こういうスキルはなかなか教えてもらうことはできないですが、身につけておくときっと役に立つと思います。

ではまた!